Beschaffungswesen im Landratsamt Rastatt ist an das Vergaberecht gebunden

In der Landkreisverwaltung mit seinen 19 Fachämtern und zwei Eigenbetrieben gilt es eine große Bandbreite an Beschaffungen abzudecken, um die täglichen Arbeitsabläufe und Aufgaben bewältigen zu können. Dabei reicht die Spanne vom Stift bis zum Dienstfahrzeug und von Bau- und Dienstleistungen bis hin zum Vermessungsgerät, die von der Zentralen Beschaffungsstelle beim Amt für Personal, Organisation und Digitalisierung eingekauft werden.

Öffentliche Auftraggeber wie das Landratsamt haben dabei weitreichende gesetzliche Regelungen einzuhalten, die das Vergaberecht vorgibt. Ziel der Vorgaben ist der wirtschaftliche Einsatz von Steuergeldern unter Einhaltung eines größtmöglichen Wettbewerbes. Darüber hinaus fließen immer mehr nachhaltige Aspekte in den Einkauf mit ein. Neben ökologischen Gesichtspunkten spielen auch soziale Komponenten eine wesentliche Rolle.

Steht der Bedarf für eine bestimmte Beschaffung an oder müssen Baumaßnahmen im Bereich Straßenbau oder zur Sanierung von Schulen durchgeführt werden, müssen zunächst die entsprechenden Mittel im Haushaltsplan eingestellt werden.

Anhand einer Kostenschätzung für die vorliegenden Maßnahmen im Bereich Bau, Liefer- oder Dienstleistung muss eine öffentliche Ausschreibung erfolgen oder werden die Angebote mittels einer beschränkten Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe eingeholt. Dabei macht es einen Unterschied, ob eine größtmögliche Beteiligung aller Firmen an einer öffentlichen Ausschreibung angestrebt wird oder bei einer beschränkten Ausschreibung geeignete Firmen gezielt aufgefordert werden. Für jedes Verfahren gibt es eine Vielzahl an formellen Voraussetzungen, die vom Auftraggeber wie von den Auftragnehmern einzuhalten sind. Ziel dieser Formalien sind ein fairer und transparenter Wettbewerb sowie die Einholung passgenauer Angebote auf die vorliegenden Anforderungen.

In der Auswertung spielen oft neben dem Preis weitere, zuvor festgelegte Kriterien aus den Bereichen Qualität und Nachhaltigkeit eine wichtige Rolle. Zudem sind von den potenziellen Auftragnehmern Eigenerklärungen aus verschiedenen Bereichen vorzulegen: der Nachweis über die Eignung und Qualifikation des Unternehmens, die Einhaltung von Nachhaltigkeitsstandards oder die Bezahlung des Mindestlohns oder entsprechenden Tariflohns. Nach Prüfung aller Unterlagen kann nach entsprechender interner Genehmigung die Auftragserteilung auf das wirtschaftlichste Angebot erfolgen.

Zur Minimierung des Aufwandes werden im Landratsamt Rastatt über wiederkehrende Bedarfe Rahmenverträge über eine begrenzte Laufzeit abgeschlossen. So können Liefer- und Dienstleistungen kurzfristig und unkompliziert abgerufen werden.

Neben den weitreichenden gesetzlichen Vorgaben stehen öffentliche Auftraggeber wie die Landkreisverwaltung vor den gleichen Herausforderungen wie Privatpersonen und haben mit Lieferengpässen, Kapazitätsproblemen bei Handwerksbetrieben und steigenden Preisen zu kämpfen.